Cas d'utilisation

Description du besoin

Notre client est un organisme qui accompagne les professionnels dans la mise en place des normes de qualité et qui forme, informe et effectue des évaluations sur l’application des normes définies. Le groupe propose notamment une large gamme de formations sur le contexte réglementaire, normatif et technique et sur la mise en pratique des normes. Ces formations sont systématiquement accompagnées d’évaluations destinées à mesurer le niveau de satisfaction des participants et à améliorer ainsi la qualité et la pertinence du service fourni. Le client nous a demandé d’automatiser le traitement de ces évaluations et de mettre à disposition des équipes et des animateurs, les indicateurs de satisfaction détaillés et leur évolution dans le temps.

Solution proposée

La première étape de notre intervention a consisté à mettre en place un traitement automatique des questionnaires administrés sur support papier. Nous avons donc paramétré les grilles et fourni les supports normalisés à distribuer lors des formations. Nous avons également prévu la prise en charge hebdomadaire des questionnaires et leur lecture automatique (initialement assurée en interne par le client mais qui nous a ensuite été confiée, lors de la montée en charge du système).
Parallèlement, nous avons développé une application d’analyse dynamique des résultats, qui propose différents accès contrôlés aux résultats des évaluations. Les indicateurs et tableaux de bord sont accessibles aux personnes concernées selon leur niveau d’habilitation. Un formateur voit uniquement ses résultats alors que les responsables de formation peuvent visualiser des périmètres plus larges, voire complets. Les résultats sont actualisés en temps réel, dès la publication du fichier des données scannées. Ils sont agrégés en temps réel, et affichés à la demande selon différents niveaux de consolidation : par formation, par thématique, par formateur, par période, etc.
Dans une deuxième phase, nous avons intégré des évaluations en ligne, appliqués à certaines formations (et en voie de généralisation), qui sont consolidées directement avec les évaluations scannées et s’intègrent directement aux résultats fournis.

Particularités

L’un des points les plus important a été de gérer la liaison entre le questionnaire papier et la base de données des formations. En effet, nous avons écarté avec le client la pré-impression du code de la formation sur les supports afin de simplifier la logistique de distribution (= tous les questionnaires sont identiques au départ). Nous avons également voulu éviter de demander au formateur ou au stagiaire d’inscrire des codes sur le support. Nous avons opté pour un système d’organisation qui permet, lors de la saisie, de cocher à l’écran le code de la formation et d’intégrer automatiquement, dans tous les formulaires lus les informations de la formation, récupérées dans la base de données du client.
Bien entendu, le problème ne se posait pas pour les questionnaires électroniques, adressés avec le code de la formation.

  Domaine d'application : RH & Formation

   Nombre d'utilisateurs : 100+

• Technologies : OMR Scan, Ethnos, Web-Reports