Le reporting en temps réel n’est pas une idée nouvelle. C’est une application indispensable au fonctionnement des entreprises, que ce soit dans le domaine de la gestion, du commercial ou du suivi industriel. De nombreux outils de CRM et de Datawarehouse ont été développés pour gérer la masse d’informations nécessaires au fonctionnement de l’entreprise. Ces applicatifs sont généralement destinés aux équipes informatiques et de consulting des grands comptes, et permettent aux utilisateurs de sortir rapidement des tableaux de bord chiffrés efficaces à partir de requêtes simples.
Une demande croissante dans le monde des études
Dans l’univers des études marketing, la demande ne manque pas et
vient à la fois des clients et des professionnels des études : les
clients veulent disposer des traitements plus vite et les explorer selon
les critères de leur choix alors que les chargés d’études rêvent
de permettre au client de sortir lui-même les tableaux de détail dont il
aurait besoin en complément des analyses fournies en fin
d’enquête.
De même, la généralisation des baromètres de satisfaction dans de
nombreux services (marketing, audit, qualité, formation, RH…) crée des
besoins d’accès rapide et permanent aux résultats, avec la
possibilité de les afficher par région, service, produit, période, etc.
Des solutions très hétérogènes
Les techniques susceptibles de permettre ce reporting dynamique étaient
jusqu’à présent relativement limitées, les outils de reporting
habituels cités ci-dessus n’étant pas vraiment adaptés au monde
des études (à la fois en termes de fonctionnalités mais aussi de temps
et de coûts de mise en oeuvre).
Les trois principales stratégies qu’ont mis en œuvre les instituts
et les entreprises jusqu’à présent consistaient à :
- mettre en ligne des résultats issus de logiciels de traitement, en les
actualisant à intervalle régulier,
- ajouter un zeste de dynamisme à travers un développement
informatique spécifique en interne ou via un prestataire externe,
- équiper le client d’un outil de traitement plus ou moins
bridé pour lui permettre lui-même de sortir des résultats
complémentaires.
La première stratégie (publication statique) n’apporte rien de
nouveau et correspond tout simplement à une mise à disposition des
traitements définis une fois pour toutes sur un support plus moderne.
Elle exige toutefois que le logiciel de traitement utilisé soit capable
de produire les résultats au format HTML, pour éviter le travail
fastidieux de recomposition des tableaux dans ce format.
La seconde (développement sur mesure) permet au client final de disposer
d’un réel dynamisme, mais les limites sont vite atteintes en
raison des coûts des investissements informatiques nécessaires. Beaucoup
de développement de ce type sont présentés comme des outils à part
entière, mais ils peinent à se généraliser et restent confinés à des
utilisations bien délimitées.
La troisième stratégie (équipement) permet de donner une réelle
puissance de traitement au client final, mais cela n’est pas sans
comporter des risques d’une mauvaise utilisation des données et
des traitements, sans compter la formation nécessaire à la maîtrise des
outils. De plus, elle ne permet pas un accès dynamique aux données, en
cours d’enquête par exemple.
WEB Reports, le reporting en ligne dynamique et personnifiable
Une nouvelle génération d’outils est déjà en place sur ce marché du
reporting en ligne des résultats d’enquêtes, avec la
démocratisation du logiciel WEB Reports, édité par Soft Concept. Cet
outil très innovant et qui correspond à un besoin non couvert,
s’implante très rapidement dans les grands comptes (SNCF, Crédit
Lyonnais, Axa…) et dans certains instituts d’études
(Orphée…).
Avec WEB Reports, on peut imaginer de générer très rapidement de
véritables applications interactives d’accès dynamique aux résultats de
tous types d’études ou de baromètres. L’utilisateur final peut consulter
les résultats à travers un simple navigateur. L’application internet ou
intranet qu’il accède lui permet, après s’être identifié, de
demander les tris qui l’intéressent de manière simple et
conviviale, avec l’ergonomie d’un site web classique (menus
sur le côté ou en haut, liens à cliquer, etc.).
Avec ce type d’outils, le professionnel des études peut proposer
un support dynamique et complémentaire au papier (ou qui s’y
substitue totalement), en étant certain d’y arriver dans un délai
très court (de quelques heures à quelques jours en totale autonomie,
sans aucun développement informatique).
En outre, une application WEB Reports peut reprendre des modèles de
pages réalisés par les webmasters ou fournis par le client pour une
personnalisation plus importante. Il est également possible de reprendre
des développements spécifiques réalisés précédemment, ou
d’intégrer des méthodes « maison ».
Les limites repousées
WEB Reports permet d’intégrer plusieurs sources de données, comme par exemple plusieurs années d’historique parallèlement à une enquête en ligne ou par téléphone. Le suivi des évolutions se fait en temps réel. Des garde-fous permettent de limiter les accès selon des seuils et des périodes qui peuvent être définies préalablement. Il est possible d’injecter régulièrement des données issues d’autres sources (lectures optiques, saisies en face à face…). WEB Reports apporte également une grande sécurité dans les accès. Un directeur d’une région ne peut accéder par exemple aux résultats d’une autre région, et le directeur national dispose de résultats synthétiques, par région.
Principe de fonctionnement et technologies utilisées
Une application WEB Reports ne comporte pratiquement pas de tableaux de chiffres statiques. Elle est au contraire principalement constituée d’un ensemble de demandes de traitements personnalisés, les données qui y sont associées, des écrans de navigation dans les résultats au format web (qui reprennent généralement la charte graphique du client) et surtout du moteur de traitement dynamique, qui répond instantanément aux demandes de tri du client, du simple croisement aux mappings avancés.
- Définition des traitements : La première étape consiste à réaliser un
ensemble de tris (tableaux & graphiques) avec un outil de traitement
comme ETHNOS ou STAT’Mania DataMining sur son propre PC. Ces
outils permettent de définir effectivement plusieurs demandes de
traitement, de déterminer plusieurs représentations pour chaque tri
(tableaux, graphiques, indicateurs, couleurs,…) et de les organiser dans
des pages de rapport et des tableaux de bord. Il est intéressant
également de définir, parallèlement aux tris, des critères de sélection
qui pourront être appliqués « à la volée » sur l’ensemble des
traitements, ou sur un tri précis.
- Format des données : Tous les format gérés par les outils de
traitement peuvent être associées à WEB Reports. Cela va des fichiers
binaires et Ascii aux fichiers Excel, DBase, Access, OMR Manager
(lecture optique), CAPI, CATI. Il est possible de coupler WEB Reports à
une enquête en ligne. Les traitements prennent en compte les nouvelles
données à chaque ajout ou modification d’une observation ou
d’un individu.
- Organisation des accès et déclaration des utilisateurs :
L’utilisateur de WEB Reports doit bien définir quels sont les
utilisateurs, les traitements prévus (actuels et à venir) pour chacun,
et ceux qui leurs sont interdits (par exemple le résultat d’une
autre région). Ce travail préalable est nécessaire à une clarification
et une simplification de l’architecture (regroupement de
traitements similaires qui diffèrent par un critère de sélection…).
- Création des pages d’accès aux traitements et aux critères
de sélection : Dans WEB Reports, le responsable ou chargé d’étude
bâtit de façon assistée l’arborescence générale de
l’application, en définissant différentes options permettant de
réaliser les 3 opérations de base ou une combinaison de celles-ci :
afficher un traitement, appliquer un critère de sélection, passer à un
autre menu. D’autres options permettent d’associer des pages
Web, des liens, du multimédia…
- Reprise de la charte graphique : WEB Reports est fourni avec des
modèles de pages d’accès permettant, en changeant les logos et les
couleurs, de respecter la charte graphique souhaitée. Le chargé
d’étude peut aussi exploiter les gabarits qui lui sont fournis par
le client.
- Mise en ligne : Aussitôt le paramétrage de l’application WEB
Reports réalisé, le chargé d’étude peut la tester sur sa propre
machine ou en réseau local, avant de la mettre à disposition sur le Web.
La mise à disposition sur le Web permet au chargé d’études de
glisser son application sur un serveur Web standard avec tous les liens,
sans utiliser de produits complémentaires.
